Transparência e bom convívio são importantes em qualquer ambiente. Porém, vivendo em um condomínio, essas duas características se tornam fundamentais. Parte do processo de transparência é a prestação de contas do condomínio anual que, conforme o artigo 1348 VIII, do Código Civil, é obrigatória e de atribuição do síndico ordenar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão.
Um planejamento claro, bem feito e com o auxílio de profissionais especializados em administração condominial, abrangendo obrigações mensais e investimentos futuros, pode evitar situações que ponham em questionamento a reputação e credibilidade do síndico.
Todas essas tarefas podem ser um pouco mais complicadas para síndicos que não têm muita experiência ou perfil de gestão adequado. Nesses casos, contar com o auxílio de uma administradora pode ser uma excelente opção.
Organizar uma apresentação contendo todas as despesas e investimentos feitos durante o ano é um desafio que exige uma certa preparação. Separar em partes os documentos obrigatórios torna a elaboração da prestação mais simples para o síndico.
É interessante que as informações sejam repassadas da maneira mais direta e clara que conseguir. Devem constar na prestação, os relatórios de despesas e receitas, que informam os gastos da unidade e a arrecadação com taxas condominiais, respectivamente; o balanço contábil, geralmente dividido em despesas de pessoal, fixas (água, luz, etc) e variáveis. Há gestores que, entre a documentação apresentada, incluem certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, que comprovam a regularidade do condomínio junto a esses órgãos.
A tecnologia pode ser uma importante aliada quando o assunto é transparência. Isso porque a prestação de contas, antes restrita ao papel, ganhou uma versão online.
Na área exclusiva do site da Marvan, por exemplo, o condômino pode consultar a convenção do condomínio, o regimento interno, os relatórios, os pagamentos efetuados, demonstrativos de receitas e despesas, relação de inadimplentes, relatórios gerenciais e, ainda, emitir o boleto de pagamento da taxa condominial.
O objetivo é facilitar a vida tanto do síndico, que quer praticar a transparência e prestar contas por mais um meio de comunicação, como do condômino, que deseja participar mais ativamente da vida financeira de sua unidade, mas anda sem tempo para consultas em bases impressas. Tudo isso prezando a qualidade e sem descuidar da segurança da informação.
Fontes consultadas: SindicoNet / Condobox / Revista Síndico.
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Natália Freire.
