Ao contrário do que muita gente pensa, a elaboração da ata não é atribuição do síndico, e sim de um secretário especialmente escolhido pelo presidente da assembleia. É vedado ao síndico secretariar ou presidir os trabalhos (assim prevê a grande maioria das convenções).

Na verdade, não existe um modelo padrão de ata, mas ela deve ser clara e objetiva, a linguagem usada deve ser informal, evitando o uso de adjetivos, devendo-se evitar narrativas longas, sem esquecer de registrar tudo o que foi decidido, enumerando o quórum de cada deliberação, principalmente os temas polêmicos.

Para começar a ata do condomínio sugerirmos que prepare um modelo antes. As atas repetem algumas informações, portanto um modelo irá facilitar o seu trabalho. Além disso, é importante que a ata de condomínio tenha as seguintes informações:

–       O nome do condomínio;

–       O tipo de reunião (regular, semana, anual ou extraordinária);

–       Data, hora e lugar;

–       Nome do presidente e do secretário;

–       Lista dos condôminos presentes;

–       A pauta e assuntos discutidos;

–       Quórum e votação dos assuntos discutidos;

–       Decisões tomadas na reunião;

–       Assinatura do responsável pela ata e do Presidente.

Ao final da assembleia você deverá transcrever a Ata, de preferência no formato já utilizado pelo condomínio. Logo depois, leia ela para todos os participantes da assembleia, que deverão aprova-la e assiná-la. Em seguida, o síndico poderá tirar uma cópia para todos os condôminos, disponibilizá-la nas áreas comuns para que todos possam ficar cientes do que foi decidido, ou até mesmo disponibilizar eletrônica (e-mail).

Hoje, pela questão da economia, e também da sustentabilidade que muitos condomínios estão adotando, a pratica mais comum está sendo a disponibilização ata em sistemas online.

A ata é parte integrante da convenção de condomínio e deve ser, juntamente com ela, registrada no Cartório de Registro de Imóveis.

Fontes consultadas: Sindiconet / Condomínio em foco.

 

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Natália Freire.