Um dos pilares do trabalho da Gestão Condominial é o momento da Assembleia. Seja uma Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária, será sempre um ato soberano. Nela, são deliberadas matérias importantes, esclarecidos atos da gestão e debatidos itens essenciais à boa convivência.

Ir a uma reunião em condomínio não é dos programas mais atrativos, contudo é essencial para que o condomínio caminhe de forma ágil e correta. Quem não vai à Assembleia, ou não se faz representar, abre mão de seu voto e acaba por acatar decisões tomadas em sua ausência.

Com um bom planejamento, é possível que essas reuniões sejam proveitosas, capazes de engajar todos os participantes e, claro, promover discussões que resultem em soluções realmente eficazes.

Para ajudar a organizar uma reunião eficiente, preparamos algumas dicas que pode fazer a diferença e transformar uma assembleia de condomínio em um encontro realmente produtivo.

CRIE UM CRONOGRAMA DE REUNIÕES: Reuniões periódicas são importantes para manter a massa condominial ciente e envolvida no dia a dia do condomínio. Invista em um cronograma e em meios de comunicação diversos.

Dessa forma, os condôminos podem se programar e não serem convocados em cima da hora. Com o tempo, comparecer às assembleias se tornará um hábito, e não uma obrigação.

DATAS, HORÁRIO E DURAÇÃO: O tempo ideal de uma assembleia deve ser em torno de 1h30 a 2h. No quesito horário, o mais recomendado é entre 20h e 20h30, para dar tempo das pessoas chegarem do trabalho, e para que não termine muito tarde.

Faça a primeira chamada e aguarde 30min para o segundo e último aviso. Inicie sempre no horário (geralmente na segunda chamada).

É bom considerar que entre segunda e quarta-feira as pessoas estão no ritmo mais intenso de trabalho e mais disponíveis para participar de reuniões. Não é recomendado realizar assembleias aos finais de semana.

DEFINA UMA PAUTA OBJETIVA: Devem estar dispostos na pauta todos os assuntos que serão discutidos na reunião de forma objetiva, clara, pertinente e necessária. Para evitar que algum assunto não seja abordado, ela deve ser elaborada com alguns dias de antecedência, conforme a Convenção do Condomínio.

Lembre-se que a intenção é deixar a reunião a mais descomplicada possível. Faça apresentações dinâmicas e atrativas para deixá-la mais fluida.

Não é recomendado ter mais de seis itens para serem discutidos na mesma assembleia. Determine o assunto a ser tratado e só passe para outro depois de resolvido e anotado em ata. Mantenha a sequência estabelecida, negociando as questões novas para o final da reunião ou para o próximo encontro. Nunca manobre, discuta cada item sempre de forma transparente.

FAÇA A CONVOCAÇÃO COM ANTECEDÊNCIA: Com a pauta pronta, convoque os moradores com alguns dias de antecedência, de acordo com prazo mencionado na Convenção do Condomínio ou, na falta deste, dez dias corridos antes da realização da assembleia. Atente se nesse dia haverá algum jogo de futebol ou qualquer outro evento popular importante, ou se é próximo de feriado prolongado.

Seja qual for o meio de comunicação que você escolher, o importante é que todos sejam notificados. Do contrário, as decisões podem ser invalidadas judicialmente.

Além do procedimento convencional de convocação, é aconselhável reforçar o convite por meio de comunicados no elevador, quadro de avisos e até e-mails. Pode-se solicitar também ao porteiro ou zelador que ligue para todos os apartamentos uma hora antes da primeira convocação.

Peça ao porteiro para colocar nos elevadores, um dia antes ou no dia da assembleia, um lembrete simples, como: “Não se esqueça: hoje, você tem um compromisso com o seu condomínio!” ou “A sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio”. Essa atitude chama a atenção dos moradores para a reunião.

ESTABELEÇA UM PROTOCOLO: Um dos fatores que podem aumentar ou diminuir a presença dos moradores nas assembleias é a organização. Ninguém se sente confortável em uma reunião bagunçada, em que todos falam ao mesmo tempo.

O presidente da mesa deve estabelecer regras para facilitar a discussão e garantir que todos tenham voz ativa nas decisões tomadas.

EXERÇA UMA LIDERANÇA PAUTADA NA ÉTICA: Defina uma mesa com presidência e secretaria que sejam referência no condomínio, para que todos respeitem. O presidente da mesa, por questões éticas, deve ser isento de interesse frente à pauta a ser discutida.

Já o síndico deve exercer o papel de mediador, mantendo a ordem e a coletividade. Em assuntos mais polêmicos é importante realizar uma votação.

PROPICIE UM AMBIENTE AGREGADOR: Uma das coisas mais difíceis nas assembleias de condomínios é engajar os participantes, de modo que eles considerem importante comparecer e participar ativamente.

Ofereça um ambiente confortável, água, café e, no máximo, biscoitos, são suficientes, já que estamos falando de uma assembleia, não de uma festa ou confraternização.

CONHEÇA A LEGISLAÇÃO VIGENTE: É importante que tanto o síndico como os outros envolvidos na realização da assembleia conheça a legislação que deve ser seguida pelos condomínios. Leve cópia da Convenção e do Regulamento Interno para possível consulta.

No entanto, é fundamental que essas duas últimas não se choquem com as leis municipais, estaduais e federais e disciplinem a convivência nos condomínios, seja nas áreas comuns ou específicas para cada grupo.

Como você viu, engajar os moradores e organizar uma reunião de condomínio requer planejamento e iniciativas inovadoras. Com o tempo, a assembleia se tornará um evento mais simples de ser realizado e você poderá avaliar melhor o comportamento dos moradores em cada situação.

Fontes consultadas: Síndiconet e Robotton.

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Natália Freire.